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Funcionalidades

Adapta-se à Sua Empresa!

Uma dos principais pontos fortes do iPortalDoc é precisamente a sua adaptabilidade.
O armazenamento dos documentos concretiza-se numa hierarquia que se adapta à sua empresa com a utilização das mais comuns ferramentas informática.
A criação das directorias e subdirectorias documentais pretende reproduzir e moldar-se ao funcionamento de cada organização.
Todos os dados existentes na sua hierarquia podem ser facilmente acedidos através de um browser, cliente de e-mail ou gestor de ficheiros, permitindo a integração de qualquer tipo de documentação em qualquer formato.

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Interface Intuitivo e Familiar

Organiza e Calendariza as suas Tarefas

O iPortalDoc permite gerir todo o ciclo de vida de um documento, através da implementação de fluxos documentais, desenhando facilmente um workflow, utilizando a funcionalidade “drag and drop”. Através da definição de “caminhos” a seguir, toda a actividade da empresa pode ser calendarizada, notificando todos os envolvidos através de e-mail sobre eventos importantes e deadlines.

Adapta-se aos seus Colaboradores!

Cada colaborador tem a sua especificidade dentro da organização. O iPortalDoc está preparado para espelhar na Gestão de Perfis os utilizadores, grupos a que pertencem e suas permissões.

Deste modo, cada colaborador tem apenas acesso à informação que diz respeito à sua função, quer ao nível das pastas que compõem a hierarquia documental, quer ao nível dos documentos. Desta forma, elimina-se o ruído e o risco de fuga de informação confidencial.

Agiliza a sua Actividade

Além da introdução de documentos (upload), o iPortalDoc permite gerar documentos a partir de modelos (templates pdf). Rapidamente pode criar cartas, faxes, propostas, encomendas, requerimentos, etc, garantindo a coerência entre todos os documentos do mesmo tipo.

Através da associação de documentos, revisões e ligações a várias pastas poderá ter um conhecimento completo sobre o assunto pretendido e perceber todos os passos que envolveram o documento em análise.

Gere a sua Correspondência

A organização e o encaminhamento da correspondência recebida ficarão bastante facilitadas com a utilização do iPortalDoc, sem necessidade de circulação de papel e reduzindo os riscos de extravio. Por outro lado, assegura-se que cada carta ou fax chega ao seu destinatário, este é notificado e é registada a acção de leitura. Além do fácil acesso, a mesma carta pode ser lida em simultâneo por vários utilizadores. Todas as acções sobre um documento são registadas e podem ser acompanhadas de comentários.

A correspondência expedida é registada e enviada para o exterior, por exemplo, por fax ou e-mail, através do iPortalDoc, sem necessidade de imprimir os documentos.

Relativamente ao e-mail, o iPortalDoc envia para o seu e-mail todo o tipo de notificações importantes, como o aviso de actividades pendentes, tarefas cujo prazo de realização já expirou e lembretes das actividades a realizar pelos seus subordinados.

Através da colocação de uma simples etiqueta pode arquivar no gestor documental as suas mensagens, que automaticamente ficam associadas ao documento em questão.

É também possível a introdução de e-mails, tratando o ficheiro da mensagem como um documento arquivável.

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Controla/Mede a sua actividade

O iPortalDoc permite-lhe obter relatórios pormenorizados por actividades, colaboradores, entre outros itens, e obter estatísticas de toda a actividade da sua empresa. Estes relatórios, que podem ser exportados para excel, assumem-se como importantes ferramentas de apoio à decisão. Assim, saberá sempre, por exemplo, os níveis de produtividade, organizados por áreas, departamentos ou colaboradores.

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Facilita a sua Pesquisa

Com a introdução de uma palavra e um clique fazemos uma pesquisa rápida no iPortalDoc, obtendo muito rapidamente todos os documentos que na sua classificação incluam esse termo nas palavra-chave, títulos, sumários, descrição e/ou autores.

A pesquisa avançada permite-nos recuperar os documentos, procurando em toda a meta-informação e com a vantagem de conjugarmos várias. Além da filtragem por tipos de entidade, datas de introdução ou elaboração, destacamos a possibilidade de pesquisar por estados do workflow. Por exemplo, todas as propostas que se encontram à espera de adjudicação.

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